Jln. Prabu Rangkasari, Dasan Cermen, Mataram - NTB

081.23.77.8889
081.805.77.8889

Email
info@berkatabadijaya.com

}

Senin - Sabtu
08.00-17.00 WITA

Konsep Spesial Event

by | Jul 4, 2018 | artkel, kategori kanan | 0 comments

Anda tentu saja pernah menyaksikan atau bahkan terlibat langsung dalam beragam acara (event) yang diselenggarakan di sekitar anda. Dari mulai rutinitas pribadi, acara TV, kawinan, sunatan, acara kampus, konser musik, pameran, acara kenegaraan hingga acara acara yang bersifat internasional. Tentu saja semuanya memerlukan sebuah perencanaan yang baik sehingga akan mendatangkan hasil yang baik pula. Karena tidak sedikit jika acara-acara tersebut tidak direncanakan dan dikelola dengan baik, justru akan mendatangkan kerugian bagi para pelakunya. Banyak diberitakan di media massa, ada yang sampai kehilangan nyawa karena konser musik yang ricuh atau bahkan hanya pembagian dana zakat yang juga berakhir ricuh. Anda tentu tidak ingin event anda diingat karena kesan buruknya. Untuk itu, berikut adalah beberapa tips yang bisa anda jadikan pegangan untuk merancang sebuah event.

Menyusun Tema dan Konsep
Tema dan konsep acara menjadi salah satu faktor utama yang menentukan kesuksesan sebuah event. Konsep yang menarik dan unik tentunya juga akan memberikan kesan tersendiri terhadap orang-orang yang terlibat dalam acara yang anda selenggarakan. Lakukanlah brainstorming ide bersama dengan semua anggota tim yang akan terlibat dalam event anda. Mintalah setiap orang untuk menyampaikan idenya masing-masing, kemudian lakukan voting untuk pemilihan ide konsep acara yang akan anda gunakan.

Pembagian Tugas yang Jelas
Setelah menemukan tema dan konsep acara yang ingin diangkat, langkah selanjutnya yang anda lakukan adalah membentuk kepanitiaan acara. Bagilah panitia dalam beberapa divisi dan pastikan setiap divisi memiliki job-desc yang jelas. Jangan sampai ada anggota tim yang mengalami kebingungan saat menjalankan tugas dan perannya. Pastikan pula tugas yang anda berikan kepada masing-masing anggota tim benar-benar sesuai dengan skill & interest-nya sehingga mereka memiliki rasa tanggung jawab terhadap tugasnya.

Rencana Anggaran Belanja (RAB)
Saat merencanakan sebuah event, jangan lupa pula untuk melakukan budgeting agar anda tahu mengenai gambaran biaya operasional yang anda butuhkan untuk acara tersebut. Buatlah list apa saja yang diperlukan, mulai dari perlengkapan yang harus dibeli hingga kisaran harga  sewa equipment event yang harus disewa untuk menyelenggarakan kegiatan tersebut.

Jangan lupa pula untuk melakukan survei ke tempat yang sudah anda pilih untuk menyelenggarakan acara (venue), mulai dari jenis lokasi (apakah didalam ruangan atau diluar ruangan), berapa kapasitas tempat duduk yang tersedia, apakah tempat tersebut sesuai dengan konsep acara yang akan anda selenggarakan, hingga apakah lokasi tempat tersebut mudah dijangkau. Lokasi yang jauh dari pusat kota dan sulit dijangkau tentunya menjadi bahan pertimbangan apakah orang lain akan menghadiri acara yang anda selenggarakan atau tidak. Oleh karena itu, pilihlah tempat yang strategis dan mudah dijangkau dari berbagai lokasi.

Konsep Rundown Acara
Banyak orang yang cenderung membuat rundown acara saat sudah mendekati hari H. Tapi cara itu justru bisa membuat acara anda menjadi berantakan saat hari H karena kurangnya persiapan dari setiap anggota tim. Agar setiap anggota dalam tim memahami betul alur acara, buatlah susunan acara dari jauh-jauh hari. Dengan rundown acara yang jelas, pastinya seluruh panitia mengetahui arah acara yang akan digelar dan melakukan persiapan yang matang.

Buat Timeline
Timeline menjadi hal yang sangat penting dalam mengontrol perencanaan acara, misal sudah sampai mana persiapan yang dilakukan, apakah setiap anggota sudah melakukan kewajibannya, apa saja yang masih kurang, sudah seberapa matang persiapan yang dilakukan dan sebagainya. Buatlah list apa saja yang harus dilakukan setiap anggota tim dan set deadline. Pemberian deadline ini bukan untuk menekan setiap anggota tim, namun untuk memastikan bahwa mereka tidak menunda kewajiban mereka. Jangan lupa pula untuk melakukan follow up terhadap semua anggota tim, apa saja yang sudah mereka lakukan dan apakah mereka mengalami masalah dalam melakukan tugas yang diberikan kepadanya.

Siapkan opsi Plan A, Plan B
Perencanaan sudah sangat matang, tapi hanya karena tempat yang tidak memungkinkan acara anda jadi batal, tentu anda tidak menginginkan hal seperti itu terjadi bukan? Oleh karena itu, jangan lupa untuk selalu menyiapkan beberapa rencana. Jadi saat rencana A tidak memungkinkan untuk dilakukan, anda dan tim masih memiliki rencana B.

Teamwork is Everything
Konsep acara yang menarik, perencanaan yang matang dan tempat yang strategis tidak akan berarti apa-apa tanpa adanya teamwork yang baik. Bisa dibilang, kerjasama dalam tim menjadi elemen yang paling menentukan kesuksesan sebuah acara. Oleh karena itu, pastikan komunikasi antar sesama anggota tim berjalan dengan baik, jangan sampai komunikasi menimbulkan kesalahpahaman yang berujung perpecahan di dalam tim.

Kontak

Jalan Prabu Rangkasari, Dasan Cermen Kota Mataram - NTB

081.23.77.8889
081.805.77.8889

info@berkatabadijaya.com

}

Senin - Sabtu: 08.00 - 16.00 WITA

Social Media

Copyright © 2018 CV. Berkat Abadi Jaya

Share This